En la búsqueda por mejorar la comunicación con los clientes, las empresas comenzaron a usar WhatsApp e integrarlo con un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). La integración WhatsApp CRM puede transformar la gestión de cliente, aumentando la eficiencia operativa, mediante acciones automáticas que agilizan las interacciones.
Descubre por qué la integración de WhatsApp con un CRM es fundamental para pequeñas, medianas y grandes empresas:
¿Por qué integrar WhatsApp a un CRM?
La integración de WhatsApp CRM brinda una solución para que las empresas puedan mantener la base de datos de contacto de los clientes potenciales y ya adquiridos, en un mismo lugar. Integrar un sistema CRM con WhatsApp permite optimizar la comunicación, mejorando la experiencia general del cliente. Además:
Simplifica y centraliza la comunicación con el cliente
Al pensar en integrar WhatsApp a un CRM, lo primero a considerar es cómo esta combinación puede transformar la forma de interactuar con los clientes, así como la comunicación interna y general de tu empresa. Conoce la manera en la que esta transformación digital se produce:
Interactúa con los clientes en tiempo real
La unificación de WhatsApp CRM es una solución para centralizar los canales de comunicación de las cuentas de WhatsApp permitiendo gestionar y monitorear todas las interacciones desde una única plataforma. Esta sincronización facilita la comunicación directa en tiempo real en las conversaciones con clientes potenciales y ya adquiridos, mejorando de forma general el servicio al cliente y permitiendo una gestión efectiva por parte del equipo de ventas.
Actualmente, la velocidad de respuesta se ha convertido en un factor determinante, ya que los clientes muestran una menor tolerancia hacia los tiempos de espera. Un estudio realizado por ZeroQ revela que los clientes esperan ser atendidos en un plazo máximo de 10 minutos.
Este dato exige agilizar los procesos de venta para garantizar una mejor experiencia del cliente, y por consiguiente el fortalecimiento de su lealtad, así como de la imagen de la empresa.
Además, una gestión de contactos más rápida y eficiente mediante el uso de canales de mensajería, permite mejorar los indicadores estadísticos de comunicación, elevar los niveles de contactabilidad, alcanzar objetivos de venta con más precisión, y reducir el tiempo en llamadas. Esto se debe a que los datos de clientes se almacenen correctamente desde el inicio, evitando la necesidad de realizar tareas repetitivas de recopilación de datos.
Automatizar la comunicación con los clientes mediante WhatsApp CRM ayuda a nutrir a los clientes potenciales a lo largo de los embudos de ventas, garantizando que cada etapa del proceso de compra esté optimizada para maximizar el cierre de ventas.
Brinda respuesta a clientes de forma instantánea
Esta integración de WhatsApp CRM te permite brindar una respuesta rápida y cómoda. Al recibir los datos del cliente potencial, se abre un canal de comunicación asíncrono, y en horarios hábiles, los vendedores se ponen en contacto con el cliente.
Para mejorar aún más la eficiencia, puedes usar chatbots, plantillas, y respuestas rápidas que brindan información consistente y precisa a tus clientes. Los chatbots son herramientas de comunicación automatizadas que permiten responder de inmediato a las inquietudes de los clientes, incluso fuera del horario hábil, asegurando que siempre reciban una atención al cliente oportuna y efectiva.
El uso de chatbots permite brindar soporte al cliente constante para nutrir leads en tiempo real, y la posibilidad de personalizar la experiencia, realizando análisis de datos obtenidos de las conversaciones de clientes.
Interactúa con los clientes de forma personalizada
La integración WhatsApp CRM te permite llevar la personalización a un nivel superior con la automatización de tareas relacionadas con el envío de mensajes de seguimiento, y procesos de nurturing (nutrición de clientes) a medida que los potenciales clientes avanzan en su ciclo de compra.
Esto significa que puedes programar mensajes automáticos que respondan de forma personalizada a las acciones, intereses y comportamiento de cada cliente, enviando ofertas, recomendaciones, o recordatorios en el momento más oportuno.
Por ejemplo, cuando un lead cambia de estado en el embudo de ventas, el sistema puede enviarle de forma automática contenido relevante que lo guíe al siguiente paso, ya sean promociones, recomendaciones basadas en sus compras anteriores, etc. Esta interacción personalizada con los potenciales clientes aumenta la probabilidad de conversión.
Posee un alcance masivo y alta tasa de lectura
Otro gran beneficio de integrar esta plataforma de mensajería con un CRM es su enorme alcance. En América Latina, a diferencia de otras aplicaciones de mensajería, WhatsApp es la red social más usada, con Brasil a la cabeza, donde el 93.4% de la población online la utiliza. Esto se traduce en millones de usuarios usando la aplicación móvil.
Según el informe de Panorama Mobile Time/Opinin Box de 2022, el 81% de los usuarios ya interactúan con marcas mediante la app de mensajería. Asimismo, WhatsApp, tiene una probabilidad mucho mayor de que los mensajes masivos sean leídos, al ser el teléfono celular, la primera pantalla que muchas personas revisan. Este canal de mensajería instantánea facilita la comunicación asincrónica y eficiente.
Recopila información sobre ventas y marketing
La integración WhatsApp CRM mejora la productividad del proceso de ventas ayudando a los vendedores a nutrir más efectivamente a los clientes potenciales. Este proceso permite personalizar las interacciones según características clave del cliente, como su ubicación, comportamiento, intereses específicos o etiquetas asignadas en el CRM.
Automatizar y segmentar la comunicación masiva permite guiar a los clientes de forma más estratégica a lo largo del embudo de ventas, brindando contenido relevante en cada etapa. Esto aumenta las posibilidades de conversión y acelera el cierre de acuerdos.
Automatiza procesos y aumenta la productividad
La unificación WhatsApp CRM permite automatizar el flujo de ventas y procesos que antes requerían intervención manual. Esta integración facilita la programación de mensajes automáticos en momentos clave del ciclo de ventas, asegurando que no se pierdan oportunidades de ventas por falta de seguimiento efectivo.
Además, permite hacer “push” de forma estratégica, enviando recordatorios, promociones o recomendaciones personalizadas para incentivar las compras y aumentar las conversiones. Para resumir, el principal objetivo de esta integración es aprovechar al máximo la interacción con los clientes, para incrementar el número de ventas.
La automatización de respuestas que brinda la integración de WhatsApp CRM garantiza agilidad, en un entorno donde esto es clave para el éxito, ya que al responder a las solicitudes de forma rápida y precisa, mejora la satisfacción del cliente y fortalece su lealtad con tu marca. El uso de esta aplicación de mensajería en un CRM optimiza las operaciones diarias, lo que genera un impacto directo en la productividad y el crecimiento.
Segmenta de forma más efectiva
La funcionalidad de segmentación del CRM te permite categorizar a los clientes potenciales y clientes existentes teniendo en cuenta su comportamiento, su historial de compras, preferencias, intereses específicos, patrones y demás datos que pueden ser sumamente relevantes para tu estrategia de marketing.
Estos datos se recopilan y almacenan de forma organizada en el CRM, lo cual permitirá crear mensajes personalizados y ofertas según las necesidades de cada segmento de clientes potenciales. Esto aumenta la relevancia de tus mensajes, aumentando también la probabilidad de conversión.
La segmentación precisa permite identificar patrones de comportamiento dentro de los diferentes grupos de clientes, facilitando la creación de campañas de marketing digital dirigidas, como adquisición de nuevos clientes, retención de clientes actuales, reactivación de inactivos y estrategias de marketing upselling o cross-selling, garantizando que cada mensaje tenga un propósito claro y tangible.
Escala tus operaciones sin perder eficiencia operativa ni calidad
La integración WhatsApp CRM te permitirá escalar tus operaciones a medida que tu negocio crezca. Esto significa que podrás manejar un mayor volumen de mensajes sin la necesidad de aumentar significativamente a los miembros de tu equipo, ni incurrir en costos operativos innecesarios.
Además, te permitirá escalar tu negocio, y expandir su alcance, sin perder eficiencia del equipo, ni calidad en el servicio o producto que brinda tu empresa, ni tampoco comprometer la personalización y el trato cercano con el cliente.
Pasos para la integración WhatsApp CRM
- Elige un CRM adecuado
Es fundamental asegurarse de que tu plataforma CRM admita la integración del canal de mensajería. Busca sistemas CRM que brinden capacidades de integración adecuadas y funciones avanzadas e integrales para administrar interacciones de WhatsApp.
También es importante evaluar las mejores opciones disponibles dentro de tu presupuesto.
Si bien existen soluciones básicas en el mercado, como algunos CRM sin costo, los mismos suelen ofrecer funcionalidades limitadas, comparables a lo que podrías gestionar con una hoja de Excel. Además, puede ser necesario hacer una inversión en equipos que permitan gestionar eficazmente la integración WhatsApp CRM. Es crucial asegurarse de que todos tus dispositivos sean compatibles con el CRM.
Si decides optar por un CRM con plan de pago considera las diferentes alternativas: Desde las versiones básicas hasta Premium, con tarifas anuales calculadas según el número de mensajes.
Además, ten en cuenta factores como el número de usuarios o “asientos” que pueden utilizar el software, la cantidad de contactos que puedes almacenar (ya que muchos planes tienen límites) y el espacio de almacenamiento en disco para las bases de datos.
Además, debes evaluar si el CRM brinda suficientes tutoriales y material educativo para garantizar que tú y tu equipo puedan sacarle el máximo provecho. Existen CRM que incluyen guías paso a paso, videos tutoriales y soporte técnico para facilitar la integración y el uso correcto de sus funcionalidades.
- Configura tu cuenta de WhatsApp Business o WhatsApp Cloud API
Para una integración correcta de la aplicación de mensajería con un CRM, es necesario tener una cuenta de WhatsApp Business o WhatsApp Cloud API, pero ¿cuál es la diferencia entre estas dos herramientas de marketing?
WhatsApp Cloud API es una versión basada en la nube, alojada en los servidores de Meta. Es rápida de implementar y no requiere servidores propios, pero sí necesita conocimientos técnicos para su configuración.
Por su parte WhatsApp Business API, se aloja en servidores propios o de proveedores, ofreciendo más funciones de personalización y control sobre las interacciones, pero requiere más tiempo y recursos de implementación.
- Elige un proveedor de soluciones de WhatsApp Business
Para la integración WhatsApp CRM, muchas empresas eligen un proveedor de soluciones (BSP), el cual funciona como intermediario entre WhatsApp Business API y tu CRM. Los BSP facilitan la implementación de servicios adicionales como la automatización de mensajes, la integración con sistemas de terceros o los chatbots dentro del canal de mensajería.
Asimismo, los BSP ahorran tiempo y esfuerzo en hacer la solicitud de la API de WhatsApp Business además de otros beneficios como tener a disposición una plataforma conversacional con la conexión API implementada y demás funcionalidades adicionales.
- Configura la integración entre WhatsApp Business y tu CRM
El siguiente paso para la unificación de WhatsApp CRM es configurar la integración entre WhatsApp Business y el CRM que elegiste. Si bien el proceso varía bastante dependiendo del CRM y el BSP que hayas seleccionado, en general se deben seguir esta serie de pasos:
- Entra al panel de administración del CRM
- Dirígete a la sección de integraciones y selecciona WhatsApp Business
- Ingresa las credenciales de tu cuenta de WhatsApp Business API.
- Ajusta las configuraciones necesarias, tales como los mensajes automatizados y las etiquetas para clasificar las conversaciones.
- Haz una prueba de la integración WhatsApp CRM
Previamente a usar la integración WhatsApp CRM, es importante que realices algunas pruebas para asegurarte de que todo está funcionando de forma correcta. Para esto, puedes enviar mensajes automatizados de prueba desde la aplicación de mensajería y verificar que se registran en el CRM de manera exitosa.
También es importante asegurarse de que las respuestas automáticas y las etiquetas funcionan como esperabas.
- Brinda capacitación a tu equipo sobre el uso de la integración
Cuando ya hayas comprobado que la integración WhatsApp CRM está funcionando exitosamente, es el momento de capacitar a tu equipo de ventas para que sepan usar las nuevas funcionalidades adquiridas. Entre ellas, están: responder a los mensajes desde el CRM, etiquetar conversaciones y utilizar la automatización de procesos de manera correcta.
Integra WhatsApp API con KubunCRM y maximiza tus resultados
La integración de WhatsApp CRM puede revolucionar la manera de gestionar las relaciones con los clientes. Combinando la accesibilidad de WhatsApp con las poderosas funcionalidades de una herramienta de gestión como el CRM, tanto pequeñas como grandes empresas, pueden brindar una comunicación fluida y asistencia al cliente más personalizada, rápida y efectiva.
¿Quieres optimizar el servicio de atención al cliente de tu empresa? Descubre cómo KubunCRM puede ayudarte a integrar WhatsApp API. ¡Empieza desde hoy a aprovechar las herramientas de mensajería!
